Ihre Buchhalterin wollte jeden Beleg auf eine bestimmte Art benannt und abgelegt haben. Jetzt passiert das automatisch.

Eine Vorgabe für ihre Google-Drive-Ablage

Raeleen ist Geschäftsinhaberin des Organic Oasis Spa & Salon in Alberta. Ihre Buchhalterin möchte jeden Beleg nach einem bestimmten Schema benannt und in Google Drive nach Jahr und Monat abgelegt haben. Klingt sinnvoll. Wird aber zu viel Arbeit, wenn man es selbst erledigen muss.

Rechnungen kommen per E-Mail und Belege im physischen Papierformat. Jeden einzelnen musste Raeleen öffnen, umbenennen und in den richtigen Ordner verschieben. Macht laut ihrer eigenen Rechnung drei bis vier Stunden pro Woche.

„Ich führe ein Unternehmen und meine Buchhalterin möchte, dass die Belege nach einem bestimmten Schema benannt und in Google Drive nach Jahr und Monat abgelegt werden.“

Raeleen McCutcheon · Inhaberin, Organic Oasis Spa & Salon

E-Mail weiterleiten. Fertig.

Ihr Mann Jason wollte ihr diese Stunden zurückholen und suchte nach einer besseren Lösung. Dabei stieß er auf Filently.

„Das ist bisher die beste Lösung, die ich ausprobiert habe. Sie ist preislich vernünftig und wirklich einfach zu bedienen.“

Jason McCutcheon · Raeleens Ehemann

Die Einrichtung dauerte einen Nachmittag. Eine Gmail-Regel leitet jeden Anhang direkt an Filently weiter. Raeleen hat selbst festgelegt, wie die Dateien benannt und abgelegt werden sollen: nach den Vorgaben ihrer Buchhalterin.

1. Eine Rechnung kommt via Gmail. Dank Weiterleitung landet sie automatisch bei Filently.
2. Filently erkennt das Dokument und benennt es nach den Vorgaben der Buchhalterin.
3. Filently legt es ab im richtigen Jahres- und Monatsordner in ihrem Drive.

5474918453.pdf → 2026-01-31 - Google - $22.00.pdf

Die Vorgabe ihrer Buchhalterin wird automatisch auf jedes neue Dokument angewendet.

Dabei bleiben die Dateien in ihrem bestehenden Google Drive, in ihrer aktuellen Ordnerstruktur. Genau dort, wo ihre Buchhalterin auch Zugriff hat.

Papierbelege? Einfach mit dem Handy scannen

Neben den Rechnungen, die per E-Mail ankommen, müssen auch Papierbelege berücksichtigt werden. Diese landen sonst schnell mal im Portemonnaie oder in einer Schublade und warten darauf, eingereicht zu werden.

Auch sie laufen durch denselben Prozess. Raeleen scannt sie mit der kostenlosen Version von Genius Scan und schickt die PDFs an Gmail. Die gleiche Regel leitet sie an Filently weiter. Kein Scanner, kein zusätzliches System, kein Belege-Marathon am Monatsende.

„Es funktioniert wunderbar.“

Raeleen McCutcheon · Inhaberin, Organic Oasis Spa & Salon

Erst alles prüfen. Dann einfach laufen lassen.

In den ersten Monaten prüfte und bestätigte Raeleen jeden Vorschlag manuell. In den frühen Stunden von Filently kam es vereinzelt vor, dass ein Beleg nicht dem richtigen Ordner zugeordnet wurde. Die Möglichkeit der Prüfung von Filentlys Vorschlägen kam ihr daher gelegen.

Damit die Qualität immer stimmt, kümmerte sich unser Co-Founder Valentin persönlich darum.

„Am Anfang bin ich auf einen Sonderfall mit meiner Ordnerstruktur gestoßen und habe ihn gemeldet. Valentin hat sich persönlich darum gekümmert und innerhalb weniger Tage eine Lösung ausgerollt. Seitdem läuft es absolut zuverlässig. Seither trifft Filently jedes Mal ins Schwarze. Ich finde, ihr habt ein großartiges Produkt.“

Raeleen McCutcheon · Inhaberin, Organic Oasis Spa & Salon

Irgendwann fragte sie sich, warum sie eigentlich noch jeden Vorschlag kontrollierte. Sie aktivierte die automatische Ablage-Funktion. Seitdem wird jeder Beleg automatisch benannt und in den richtigen Ordner verschoben.

„Das Ganze soll automatisch laufen und mir Zeit sparen. Warum sollte ich dagegen ankämpfen?“

Raeleen McCutcheon · Inhaberin, Organic Oasis Spa & Salon

Die Dateinamen sind laut ihr zu fast 100 % korrekt, die Ordner zu 90–95 %. Die wenigen Fehler passieren meist bei schlecht beschrifteten Belegen, bei denen selbst Datum oder Zwischensumme schwer zu erkennen sind. Und wenn eine Datei einmal nicht dort liegt, wo sie sie erwartet, sucht sie einfach danach.

„Wenn ich etwas nicht dort finde, wo ich es erwarte, nutze ich einfach die Google-Drive-Suche oder den Aktivitäts-Verlauf in Filently. Dann finde ich die Datei immer sofort und kann sie bearbeiten.“

Raeleen McCutcheon · Inhaberin, Organic Oasis Spa & Salon

Was sie heute nicht mehr macht: Dateinamen eintippen, Dateien in Ordner ziehen oder jeden Beleg einzeln prüfen.

Und ihre Buchhalterin bekommt jeden Beleg genau so benannt und abgelegt, wie sie es braucht, ohne hinterherlaufen zu müssen.